Was ist eine XRechnung?

Stand 16. August 2026

Eine XRechnung ist keine Bilddatei und kein gewöhnliches PDF, sondern eine strukturierte XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931: Jede Angabe steht in einem eigenen, eindeutig benannten Feld. Buchhaltungssoftware kann sie deshalb ohne Abtippen und ohne Texterkennung einlesen. Für Menschen ist sie dafür zunächst unlesbar - beim Doppelklick öffnet sich bestenfalls ein Editor voller spitzer Klammern.

Der Standard dahinter

XRechnung ist die deutsche Ausprägung der europäischen Norm EN 16931, die auf die Richtlinie 2014/55/EU zurückgeht. Die Norm legt fest, welche Felder eine E-Rechnung enthalten muss und wie sie heißen; XRechnung ergänzt Regeln, die speziell in Deutschland gelten. Gepflegt wird der Standard von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards; die aktuelle Version ist XRechnung 3.0.2.

Zulässig sind zwei Schreibweisen: UBL und CII (UN/CEFACT). Beide enthalten dieselben Angaben, nur in unterschiedlicher XML-Form. Welche Sie vor sich haben, erkennen Sie am ersten Element der Datei: steht dort Invoice, ist es UBL; steht dort CrossIndustryInvoice, ist es CII. Für Sie als Empfänger macht das keinen Unterschied - beide sind gleichwertig gültig.

Was steht in einer XRechnung?

Die Norm nummeriert jedes Feld mit einem Kürzel, dem sogenannten Business Term. Diese Kürzel begegnen Ihnen in jeder Fehlermeldung, deshalb lohnt es sich, die wichtigsten zu kennen:

• BT-1 - die Rechnungsnummer
• BT-2 - das Rechnungsdatum
• BT-10 - die Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern
• BT-31 - die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers
• BT-106 - die Summe aller Positionen
• BT-115 - der Betrag, der tatsächlich zu zahlen ist

Dazu kommen die Adressen von Verkäufer und Käufer, die Zahlungsangaben, die Steueraufschlüsselung und beliebig viele Rechnungspositionen. Wie so eine Datei vollständig aussieht, zeigt eine Beispiel-XRechnung zum Herunterladen.

Was ist die Leitweg-ID?

Rechnungen an öffentliche Auftraggeber tragen eine Leitweg-ID (Feld BT-10). Sie sagt der Rechnungseingangsplattform, welche Behörde oder welches Amt die Rechnung bekommen soll - eine Zustelladresse innerhalb der Verwaltung. Sie besteht aus einer Grob- und einer Feinadressierung und einer Prüfziffer, etwa 04011000-12345-03. Gegenüber dem Bund ist sie Pflichtangabe (§ 5 E-Rechnungsverordnung). Fehlt sie, weist die Prüfung das als Regelverstoß BR-DE-15 aus, und die Rechnung wird in aller Regel zurückgewiesen.

XRechnung und ZUGFeRD

Neben der reinen XML-Datei gibt es das Hybridformat ZUGFeRD, in Frankreich Factur-X: ein ganz normales PDF, in das die XML-Rechnung als Anhang eingebettet ist. Menschen sehen die PDF-Seite, Software liest den Anhang. Welches Format wann sinnvoll ist, steht auf der Seite XRechnung oder ZUGFeRD; wie Sie an die Daten in so einem PDF kommen, unter ZUGFeRD-Rechnung öffnen.

Wer muss XRechnungen empfangen oder stellen?

Zwei Regelwerke, zwei Zeitpläne: die E-Rechnungsverordnung des Bundes für Rechnungen an Bundesbehörden, und das Umsatzsteuergesetz für Rechnungen zwischen Unternehmen.

Die Länder regeln den Rechnungseingang ihrer eigenen Behörden selbst; die meisten nehmen XRechnung an, die Fristen und Ausnahmen unterscheiden sich.

Das ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung. Was für Sie konkret gilt, hängt von Umsatz, Branche und Auftraggeber ab - die Quellen unten sind die Texte, auf die es ankommt.

Eine XRechnung lesbar machen

Um eine XRechnung zu lesen, brauchen Sie ein Programm, das die Felder kennt und sie als Beleg darstellt. Genau das tut dieses Werkzeug: Sie wählen die Datei aus, sie wird in Ihrem Browser gelesen und als gewohnte Rechnung angezeigt - mit Absender, Empfänger, Positionen und Summen. Auf Wunsch als PDF oder als CSV für die Weiterverarbeitung. Wie streng dabei geprüft wird, steht unter XRechnung prüfen.