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XRechnung oder ZUGFeRD – wo ist der Unterschied?

Stand

Beide sind elektronische Rechnungen nach derselben europäischen Norm. Der Unterschied ist die Verpackung: eine XRechnung ist reines XML, eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem dieses XML als Anhang steckt.

Der Unterschied in einem Satz

XRechnung richtet sich an Maschinen, ZUGFeRD an Maschinen und Menschen. Wer eine XRechnung per Doppelklick öffnet, sieht Quelltext. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung öffnet, sieht eine ganz gewöhnliche PDF-Seite - und merkt womöglich gar nicht, dass zusätzlich strukturierte Daten mitgeliefert werden.

Gegenüberstellung

 XRechnungZUGFeRD / Factur-X
Dateityp.xml.pdf mit eingebettetem XML
Ohne Werkzeug lesbar?NeinJa, die PDF-Seite
SyntaxUBL oder CIICII
GrundlageEN 16931 mit deutschen ZusatzregelnEN 16931 ab Profil EN 16931
Aktuelle VersionXRechnung 3.0.2ZUGFeRD 2.5 (Factur-X)
Umsatzsteuerlich eine E-Rechnung?JaJa, ab ZUGFeRD 2.0.1 - außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL
Leitweg-ID nötigJa, gegenüber öffentlichen AuftraggebernNur wenn an eine Behörde gerichtet
Typischer EinsatzRechnungen an BehördenRechnungen zwischen Unternehmen

Wann brauche ich welches Format?

Rechnen Sie gegenüber einer öffentlichen Stelle ab, ist XRechnung der sichere Weg: die Rechnungseingangsplattformen des Bundes und der Länder erwarten sie, und die Leitweg-ID ist dort Pflicht. Manche Portale nehmen auch ZUGFeRD ab Profil EN 16931 an - verlassen sollten Sie sich darauf nicht, ohne es geprüft zu haben.

Rechnen Sie gegenüber anderen Unternehmen ab, ist ZUGFeRD meist angenehmer: Ihr Gegenüber kann die Rechnung ansehen, ohne besondere Software zu besitzen, und die Buchhaltung kann trotzdem automatisch einlesen. Sie schließen damit niemanden aus.

Ein häufiges Missverständnis

Ein PDF allein ist keine E-Rechnung - auch nicht, wenn es per E-Mail kommt und „digital" aussieht. Entscheidend ist der strukturierte Datensatz. Ein eingescanntes oder aus Word gedrucktes PDF erfüllt die Anforderungen nicht, weil sich seine Werte nicht maschinell auslesen lassen; das Bundesfinanzministerium zählt es zu den „sonstigen Rechnungen". Umgekehrt ist nicht jedes PDF mit Anhang eine ZUGFeRD-Rechnung: der Anhang muss dem Standard entsprechen und factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml heißen.

Und bei einer ZUGFeRD-Rechnung gilt: Der XML-Teil ist der führende Teil. Weichen die gedruckte Seite und die eingebetteten Daten voneinander ab, zählen die Daten - so steht es im Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Genau deshalb lohnt es sich, den Anhang sichtbar zu machen, statt nur die Seite anzusehen.

Beides öffnen

Dieses Werkzeug liest beide Formate und beide Syntaxen. Bei einer ZUGFeRD-Datei holt es den XML-Anhang aus dem PDF heraus und zeigt die Rechnung daraus an - mehr dazu unter ZUGFeRD-Rechnung öffnen. Bei einer XRechnung wird die XML-Datei direkt gelesen. In beiden Fällen können Sie das Ergebnis als PDF speichern oder als CSV exportieren.

Quellen