ZUGFeRD-Rechnung öffnen
Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie mit jedem PDF-Betrachter - dann sehen Sie allerdings nur die gedruckte Seite. Die eigentlichen Rechnungsdaten liegen als XML-Anhang im PDF und werden erst sichtbar, wenn ein Programm sie herausholt.
Was steckt in einer ZUGFeRD-Datei?
ZUGFeRD - in Frankreich Factur-X, technisch dasselbe Format - ist ein Hybridformat, herausgegeben vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD); die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.5. Die Datei ist ein vollwertiges PDF, meist ein PDF/A, und trägt zusätzlich eine XML-Datei als Anhang mit sich. Diese heißt nach Standard factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml und enthält dieselbe Rechnung noch einmal, nur maschinenlesbar in der CII-Syntax.
Das Ziel ist, beide Seiten zufriedenzustellen: Menschen lesen die Seite, die Buchhaltung liest den Anhang, und beide sehen dieselbe Rechnung. Rechtlich führt dabei der Anhang: Weichen Seite und Daten voneinander ab, gelten nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass die Daten.
Die Daten sichtbar machen
Ziehen Sie die PDF-Datei auf die Startseite. Das Werkzeug erkennt, dass es sich um ein Hybrid-PDF handelt, entnimmt den XML-Anhang und stellt die Rechnung daraus dar - mit allen Feldern, die tatsächlich in den Daten stehen, nicht mit dem, was auf der PDF-Seite gedruckt ist. Beides sollte übereinstimmen; auseinanderlaufen darf es nicht, und genau das lässt sich so überprüfen.
Enthält das PDF mehrere Anhänge, wird der ausgewählt, der dem Standard entspricht. Ein beigelegtes Blatt mit Geschäftsbedingungen wird also nicht mit der Rechnung verwechselt.
Wenn kein XML enthalten ist
Nicht jedes PDF ist eine ZUGFeRD-Rechnung. Ein eingescanntes oder aus Word gedrucktes PDF sieht aus wie eine Rechnung, enthält aber keine strukturierten Daten und erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht. In diesem Fall sagt das Werkzeug das ausdrücklich, statt eine leere Rechnung anzuzeigen.
Welche ZUGFeRD-Profile gibt es?
ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen, Profile genannt. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Felder der XML-Anhang enthält - und damit darin, ob er als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes gilt. Welches Profil vorliegt, zeigt das Werkzeug nach dem Öffnen als Kennzeichen neben dem Dateinamen an.
| Profil | Was der Anhang enthält | Umsatzsteuerlich eine E-Rechnung? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nur Kopfdaten und Summen, keine Positionen | Nein |
| BASIC WL | Kopfdaten, Summen, Steueraufschlüsselung - ohne Positionen („without lines") | Nein |
| BASIC | Dazu einfache Rechnungspositionen | Ja |
| EN 16931 | Der vollständige Kern der europäischen Norm | Ja |
| EXTENDED | Der Kern plus branchenspezifische Erweiterungen | Ja |
| XRECHNUNG | Der Kern mit den deutschen XRechnung-Regeln, für Behörden | Ja |
Die beiden kleinen Profile fehlen in der Liste der zulässigen Formate ausdrücklich: Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 als E-Rechnungsformat, „ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL". Wer eine solche Datei bekommt, hat ein PDF mit ein paar Zusatzdaten, aber keine E-Rechnung.
Weiterverarbeiten
Nach dem Öffnen können Sie die Rechnung als CSV exportieren - eine Zeile je Position mit wiederholten Kopfdaten, wie Buchhaltungsimporte es erwarten - oder sie als neues, einheitliches PDF speichern. Geprüft wird dabei ebenfalls: gegen EN 16931 und, sofern sich die Rechnung als XRechnung ausweist, zusätzlich gegen die deutschen Regeln. Wie sich die beiden Formate unterscheiden, steht unter XRechnung oder ZUGFeRD.