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XRechnung in ein PDF umwandeln

Stand

Eine XRechnung in ein PDF umwandeln heißt: aus der XML-Datei, die für Menschen kaum lesbar ist, einen gewohnten Beleg erzeugen - zum Ablegen, Weiterreichen oder Ausdrucken. Das PDF ist dabei eine Sichtkopie; die Rechnung im steuerlichen Sinn bleibt die XML-Datei. Hier geschieht die Umwandlung in einem Schritt - ohne Upload, ohne Anmeldung, ohne Installation.

In drei Schritten

  1. Datei öffnen. Ziehen Sie die .xml-Datei auf die Startseite oder wählen Sie sie aus. ZUGFeRD-PDFs gehen genauso.
  2. Beleg ansehen. Die Rechnung erscheint sofort als fertiges Dokument im A4-Format - Absender, Empfänger, Positionen, Steuern, Summen.
  3. PDF speichern. Ein Klick auf PDF speichern lädt genau das herunter, was Sie auf dem Bildschirm sehen.

Was für ein PDF dabei herauskommt

Kein Bildschirmfoto, sondern ein echtes Textdokument. Der Text im PDF ist markierbar und durchsuchbar, die Datei bleibt mit rund 100 KB klein und ist beim Ausdrucken gestochen scharf. Das Seitenformat ist exaktes A4 (210 × 297 mm), sodass der Ausdruck stimmt und die Datei in eine Ablage passt.

Bildschirmansicht und PDF entstehen aus derselben Berechnung. Was Sie sehen, ist deshalb nicht eine Vorschau des Ergebnisses, sondern das Ergebnis: Zeilenumbrüche und Seitenwechsel liegen an derselben Stelle. Mehrseitige Rechnungen werden umbrochen, die Tabellenüberschrift wiederholt sich auf jeder Seite.

Ist das PDF dann die Rechnung?

Nein. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz die Rechnung; ein menschenlesbares Dokument ist nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass ausdrücklich nicht erforderlich, weil sich die Daten jederzeit mit einer Anwendung wie dieser anzeigen lassen. Das erzeugte PDF ist also eine Sichtkopie - praktisch für die Ablage und für Kolleginnen ohne Software, aber kein Ersatz für die XML-Datei. Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrer ursprünglichen Form, also die XML-Datei selbst; das PDF darf daneben liegen. Deshalb hält dieses Werkzeug die Originaldatei immer griffbereit: Im Menü neben den Exportknöpfen lässt sie sich jederzeit noch einmal speichern.

Ihre Rechnung bleibt bei Ihnen

Die Umwandlung geschieht vollständig in Ihrem Browser. Es gibt keinen Server, der die Rechnung entgegennehmen könnte - sie wird gelesen, angezeigt und umgewandelt, ohne Ihren Rechner zu verlassen. Für Rechnungsdaten, die Bankverbindungen, Auftragsnummern und Preise enthalten, ist das ein handfester Unterschied zu Diensten, die eine Datei zuerst hochladen.

Auch als CSV

Wenn Sie die Rechnung nicht ablegen, sondern weiterverarbeiten wollen, ist CSV der bessere Weg: eine Zeile je Rechnungsposition, die Kopfdaten auf jeder Zeile wiederholt, Semikolon als Trennzeichen und Dezimalkomma - so, wie es deutsche Tabellen- und Buchhaltungsprogramme ohne Import-Assistent lesen.

Und wenn die Rechnung fehlerhaft ist?

Das PDF wird trotzdem erzeugt. Beim Öffnen wird die Rechnung gegen EN 16931 und die deutschen XRechnung-Regeln geprüft; Fehler werden angezeigt und an der betroffenen Stelle im Beleg markiert, blockieren aber nichts. Das erzeugte PDF trägt in dem Fall einen sichtbaren Hinweis, dass die Rechnung der Norm nicht entspricht. Was genau geprüft wird, steht unter XRechnung prüfen.

Quellen